Miały one znajdować się pod kluczem, w bezpiecznym pomieszczeniu magazynowym głęboko w siedzibie Europolu w Hadze.

Jednak latem ubiegłego roku zaginęła grupa wysoce poufnych plików zawierających dane osobowe kierownictwa organów ścigania.

Od tego czasu europejski organ ścigania jest pogrążony w zagadce.

Zgodnie z wewnętrzną notatką agencji widzianą przez POLITICO oraz rozmowami z obecnymi i byłymi pracownikami, papierowe akta osobowe dyrektor wykonawczej Europolu Catherine De Bolle i innych wyższych urzędników wyciekły gdzieś przed wrześniem.

"6 września 2023 r. Dyrekcja Europolu została poinformowana, że zniknęły osobiste akta papierowe kilku pracowników Europolu", czytamy w notatce. Kiedy urzędnicy sprawdzili wszystkie rejestry agencji, odkryli "dodatkowe brakujące pliki", dodano.

Incydent ten stał się tematem rozmów w agencji z siedzibą w Hadze, a pracownicy wymieniali uwagi na temat tego, w jaki sposób zaginęły akta - a przede wszystkim próbowali dowiedzieć się, w jaki sposób centralny europejski organ ścigania wpadł w taki bałagan.

"Biorąc pod uwagę rolę Europolu jako organu ścigania, zniknięcie akt osobowych członków personelu stanowi poważny incydent naruszenia bezpieczeństwa i danych osobowych" - głosi notatka, udostępniona na wewnętrznej tablicy ogłoszeń i datowana na 18 września.

Europol jest jedną z największych agencji Unii Europejskiej. Koordynuje główne międzynarodowe dochodzenia i operacje z krajowymi organami policyjnymi i partnerami, takimi jak Interpol i FBI Stanów Zjednoczonych.

POLITICO rozmawiało z czterema obecnymi i byłymi urzędnikami Europolu posiadającymi wiedzę na temat tego incydentu. Niektórzy z zagubionych plików pojawili się ponownie, gdy obywatel znalazł je porzucone w miejscu publicznym w Hadze i przyniósł je na lokalny posterunek policji, powiedzieli czterej urzędnicy.

Nie było od razu jasne, jak długo zaginęły ani dlaczego zostały zabrane z wnętrza instytucji, powiedzieli.

W odpowiedzi na pytania POLITICO, rzecznik haskiej policji Steven van Santen powiedział: "Haska policja była zaangażowana w pewne szczegóły związane z trwającym wewnętrznym dochodzeniem Europolu".

Akta osobowe należały do dyrektor wykonawczej Europolu De Bolle i trzech jej zastępców, Jürgena Ebnera, Andrei Lințǎ i Jean-Philippe Lecouffe, trzech z czterech urzędników powiedziało.

Akta kadrowe mogą zawierać informacje o podaniu o pracę urzędnika, odpowiednich szkoleniach, datach urodzenia, statusie małżeństwa, osobach na utrzymaniu, aktualnym adresie i innych regularnych informacjach przechowywanych przez HR, powiedział jeden z urzędników.

W następstwie incydentu szef działu kadr w agencji, Massimiliano Bettin, został umieszczony na urlopie administracyjnym, podało czterech urzędników.

W wewnętrznej notatce Europolu stwierdzono, że "w tym kontekście szef działu HR [Bettin] nie będzie dostępny do odwołania", a "szef działu administracji zapewni ciągłość działania w zakresie zarządzania działem HR".

E-mail wysłany przez POLITICO na adres Europolu Bettina otrzymał automatyczną odpowiedź o treści "dziękuję za wiadomość, nie jestem dostępny. Nie mam dostępu do mojej poczty". Na stronie Bettina na LinkedIn podano, że "aktywnie ubiega się" o nową pracę.

W oświadczeniu dla POLITICO Bettin powiedział, że nie może komentować sprawy.

Wrażliwe pliki HR Europolu w formie papierowej są przechowywane w sejfie, w pomieszczeniu ograniczonym do personelu. Bardzo niewiele osób zna kod do sejfu, powiedział jeden z urzędników, który miał bezpośrednią wiedzę na temat procedury. Nie jest jasne, w jaki sposób pliki zostały skradzione.