Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Papierowa ewidencja czasu pracy z jednej strony wydaje się już przeszłością, z drugiej strony może być prowadzona w absolutnie każdym przedsiębiorstwie. Nie wiąże się z dużymi kosztami, jakie trzeba ponieść na przykład na zakup specjalistycznych programów. Karty, na których ewidencjonuje się czas pracy, po zakończeniu miesiąca są akceptowane przez przełożonego, a następnie dostarczone kadrowej do rozliczenia. Co istotne, pracownik za każdym razem musi złożyć na karcie swój podpis, dzięki czemu w razie jakichkolwiek wątpliwości, stanowi ona pełnowartościowy dowód dla pracodawcy. Papierowe karty dostępne są nawet dla przedsiębiorców ze znacznie ograniczonym budżetem bądź dla firm, które zatrudniają zaledwie kilka osób. Wzór możemy znaleźć na stronie internetowej: https://inewi.pl/Karta-Ewidencji-Czasu-Pracy-Wzor.

Specjalistyczny program do mierzenia czasu pracy - czy warto w niego inwestować?

Nowoczesnym rozwiązaniem, które pomoże nam mierzyć czas pracy w przedsiębiorstwie, jest program komputerowy, rejestrujący ruchy użytkownika. Służy on nie tylko po to, aby sprawdzić, o której zatrudniony przychodzi do pracy, lecz również po to, by kontrolować, czy:

  • nie opuszcza miejsca pracy bez zgody przełożonego,
  • wykorzystuje przysługujące mu przerwy,
  • pracuje w nadgodzinach,
  • wykonuje obowiązki zawodowe, a nie korzysta z komputera w celach prywatnych.

Dzięki tego typu programom bez problemu można wychwycić jakiekolwiek nadużycia oraz nieprawidłowości. Pracodawca ma ponadto wgląd do tego, jakie czynności w czasie dnia wykonuje pracownik, a więc jak planuje swoje obowiązki oraz jak długo zajmuje mu ich wykonywanie. Wadą programów jest oczywiście ich cena - zakup licencji wiąże się ze sporym wydatkiem, który - niestety - nie zwróci się już w formie pieniężnej. Pomimo tego, z programów komputerowych korzysta coraz więcej przedsiębiorstw, a zwłaszcza korporacji, które muszą kontrolować znacznie większą liczbę pracowników. Program będzie niezastąpiony w przypadku pracowników, wykonujących swoje obowiązki zdalnie.

Tradycyjna forma ewidencji, czyli karty magnetyczne - tak czy nie?

Z kartami magnetycznymi do obijania mamy do czynienia już od wielu lat, jednak wciąż nie tracą one na popularności. Mało tego, wiele firm decyduje się na takie rozwiązanie, uważając, że jest ono nie tylko nie tylko praktyczne, ale i nie pozostawia pola do nadużyć. Pracownik, przekraczając próg zakładu odbija kartę, co oznacza przyjście do pracy. Wychodząc do domu, odbija kartę ponownie, co oznacza, że zakończył już pracę. W większych zakładach dodatkowo montuje się bramki, tak aby pracownicy nie zapomnieli odbić swojej karty. Jest to z pewnością mało problematyczne i stosunkowo tanie rozwiązanie, jednak nie daje możliwości kontrolowania, co pracownicy robią w czasie pracy. Z drugiej strony, pozwala monitorować wszelkie wyjścia poza zakład, na przykład w celu odbycia spotkania z klientem, odbycia podróży służbowej czy odebrania towaru. Umożliwia także monitorowanie wykorzystania przepustek na wyjścia prywatne.